Verkkouutiset

Sisältö
Index
Pikauutiset
Pääkirjoitus
Politiikka
Talous
Ulkomaat
Kotimaa
Kolumnit
Ajassa
Ajanviete
Päivän sää
TV-ohjelmat
Arkisto
-------------

Viikon äänestys







Resurssipula kiusaa Suomen toiseksi suurinta arkistoa

Osa Sota-arkiston aineistosta tuhoutumassa kokonaan



Sota-arkiston kävijämäärä kasvaa vuosi vuodelta. Toiminnan vilkastumista ja kehittymistä varjostaa kuitenkin huoli kansallisten aarteiden tulevaisuudesta.


Osa ainutlaatuisesta materiaalista on pölyttymässä hyllyille ja uhkaa tuhoutua kokonaan, ellei Sota-arkisto saa lisäresursseja huonokuntoisen aineiston kunnostamiseen. Resurssipula on kiusannut arkistoa jo vuosikymmeniä.

Kansalaisten mielikuvissa Sota-arkisto oli pitkään paikka, joka kuhisee salaisia asiakirjoja. Tilanne on kuitenkin muuttumassa: aineiston julkinen luonne ymmärretään entistä paremmin.

Noin 40 hyllykilometrin arkistosta vain erittäin pieni osa on salaista. Muuta materiaalia voivat vapaasti hyödyntää kaikki, joita kiinnostavat suomalaisen armeijan ja siihen liittyvän toiminnan vaiheet.

Vanhimmat viranomaisasiakirjat ovat autonomian ajan suomalaisten esikuntien ja joukko-osastojen asiakirjat alkaen vuodesta 1812.


Suomen toiseksi suurin arkisto

Sota-arkisto on Suomen toiseksi suurin arkisto Kansallisarkiston jälkeen.

Viime vuonna tutkijakäyntejä oli yli 7 000, ja tänä vuonna saavutetaan ilmeisesti uusi tuhatluku. Sukututkimuksen voimakas myötätuuli näkyy myös Sota-arkiston tilastoissa: tutkijasalissa asioivista puolet on sukututkijoita. Kolmannes tekee muunlaista harrastetutkimusta.

Tieteelliseen tutkimukseen panostavia kävijäkunnasta on noin 10 prosenttia.

Tyypillinen asiakas on yli 50-vuotias Helsingin seudulla asuva mies, naisia asiakaskunnasta on vain vajaa neljännes.

Sota-arkisto ottaa vastaan eri puolilta Suomea myös kirjallisia tilauksia, joiden määrä oli viime vuonna runsaat 6 000.


Sota-ajan paperit surkeassa kunnossa

Sota-arkiston toiminnan keskeisin pulma on säilytettävän aineiston huono kunto. Kukaan ei tiedä, mitä kaikkea talosta löytyy, koska hyllyillä on vielä myös avaamattomia paketteja.

Hiljalleen tuhoutuvat paperit ovat itsenäisyyden alun vuosilta ja sota-ajalta, joten ne kattavat hyvin tärkeän aikajakson Suomen historiassa.

Sota-arkiston resurssipulaa kuvaa se, että aineiston kunnostamiseen on pystytty irrottamaan ainoastaan yksi henkilö. Tilastollisesti laskettuna häneltä menee urakkaan 100 vuotta.

Arkistojen huono järjestys ja hakemistojen puute estävät niiden käyttöä tutkimusmateriaalina, mutta vaarantavat myös yksilöiden oikeusturvaa.

Arkistoista löytyy muutakin kuin virallisia asiakirjoja. Yksityisten ihmisten kirjeenvaihto, päiväkirjat ja valokuvat kertovat omia inhimillisiä tarinoitaan.

Puolustushallinnon organisaatiot luovuttavat Sota-arkistoon vuosittain noin 200-300 hyllymetriä uusia asiakirjoja, jotka pyritään saamaan heti tarvitsijoiden käyttöön. 1960-luvun jälkeinen aineisto onkin asianmukaisessa kunnossa.


Tuhansia selvityksiä myös Venäjälle

Sota työllistää edelleen Sota-arkistoa, vaikka jatkosodan päättymisestä on kulunut jo yli 50 vuotta. Aikanaan rintamatunnusten ulkopuolelle jääneille sotaveteraaneille on myönnetty sosiaalisia etuuksia, ja oikeus näihin etuihin on aina todistettava Sota-arkiston antamalla todistuksella.

Viime vuonna annetuista selvityksistä peräti 76 prosenttia liittyi yksityisten ihmisten sosiaalisiin etuuksiin tai terveydenhoitoon.

Sota-arkistosta lähti viime vuonna lähes 8 000 todistusta Venäjän kansalaisille, jotka joutuivat suomalaisten miehittämässä Itä-Karjalassa keskitysleireille. Leireille joutuneille maksetaan nyt lisäeläkettä.

Tässäkin tapauksessa oikeus eläkkeeseen on todistettava asiakirjoin, jotka löytyvät Sota-arkistosta. Arkisto pystyy palvelemaan itänaapurin asiakkaita venäjän kielellä.


Moderni arkisto tähtäimessä

Resurssipulasta huolimatta Sota-arkisto haluaa kehittyä moderniksi arkistoksi, joka tunnetaan sekä arkistomaailmassa että puolustusvoimissa.

Kasvava kävijämäärä, josta 95 prosenttia tulee puolustushallinnon ulkopuolelta, antaa puhtia kehittämiseen ja uskoa tulevaisuuteen.

Toiminnan yhdeksi painopistealueeksi on valittu hakemistojärjestelmien kehittäminen ja vieminen atk:lle. Arkistojen sijoitustiedot ja manuaalisen hakemistokortiston tiedot on viime vuosina viety omatekoiseen tietojärjestelmään, Arkistorekisteriin.

Rekisteri toimii päähakemistona tai yleisluettelona Sota-arkistossa säilytettävään aineistoon. Tiedon hakija pystyy rekisteristä katsomaan, löytyykö Sota-arkistosta sitä aineistoa, jota hän etsii.

Arkistorekisteri on kuitenkin vain välivaihe. Viime vuoden lopulla Sota-arkisto hankki arkistolaitoksen kehittämän hakemistotietokannan. Aikanaan se sisältää tiedot kaikesta Sota-arkistossa säilytettävästä aineistosta. Tietokantaan luetteloidaan myös kaikki arkistossa säilytettävät kartat.

Pääkortiston tiedot tulevat tänä syksynä myös Internetiin, jolloin sen tietoja voidaan tarkastella missä tahansa.


Tietojärjestelmien viidakko suuri ongelma

Puolustusvoimissa on käytössä kymmeniä erilaisia tietojärjestelmää. Useimmat niistä ovat arkistoijien kannalta hyödyttömiä puutteellisten tietojen takia. Tietojärjestelmien kehittäjät eivät ole ottaneet huomioon arkistoijien tarpeita.

Ongelmaan on nyt kuitenkin tartuttu. Sota-arkisto johtaa työryhmää, jonka tehtävänä on tarkastella puolustusvoimien asiakirja- ja tietohallinnon tilaa, määritellä asiakirjojen ja tietojärjestelmiin sisältyvän materiaalin säilytys- ja julkisuusaste, tarkistaa kirjaamis- ja arkistointikäytännöt.

Lisäksi työryhmän pitäisi selvittää, miten puolustusvoimien tietojärjestelmät ja tietojenkäsittely vastaavat julkisuuslainsäädännön asettamia vaatimuksia.

Kehittämistyö on jo aloitettu pääesikunnassa, ja se tulee aikanaan ulottumaan aina yksittäisiin joukko-osastoihin asti. Asiakirjahallinnon uusi ohjeistus valmistuu vuoden 2002 kesään mennessä.

Sota-arkiston johtajana toimii arkistoneuvos Jaana Kilkki.

RAIMO YLINEN
1.12.2000

Kirjoittaja on vapaa toimittaja.


Ajassa -sivulle