Resurssipula kiusaa Suomen toiseksi suurinta arkistoa
Osa Sota-arkiston aineistosta tuhoutumassa kokonaan
Sota-arkiston kävijämäärä kasvaa vuosi vuodelta. Toiminnan vilkastumista ja kehittymistä varjostaa kuitenkin huoli kansallisten aarteiden tulevaisuudesta.
Osa ainutlaatuisesta materiaalista on pölyttymässä hyllyille ja
uhkaa tuhoutua kokonaan, ellei Sota-arkisto saa lisäresursseja
huonokuntoisen aineiston kunnostamiseen. Resurssipula on
kiusannut arkistoa jo vuosikymmeniä.
Kansalaisten mielikuvissa Sota-arkisto oli pitkään paikka, joka
kuhisee salaisia asiakirjoja. Tilanne on kuitenkin muuttumassa:
aineiston julkinen luonne ymmärretään entistä paremmin.
Noin 40 hyllykilometrin arkistosta vain erittäin pieni osa on
salaista. Muuta materiaalia voivat vapaasti hyödyntää kaikki, joita
kiinnostavat suomalaisen armeijan ja siihen liittyvän toiminnan
vaiheet.
Vanhimmat viranomaisasiakirjat ovat autonomian ajan
suomalaisten esikuntien ja joukko-osastojen asiakirjat alkaen
vuodesta 1812.
Suomen toiseksi suurin arkisto
Sota-arkisto on Suomen toiseksi suurin arkisto Kansallisarkiston
jälkeen.
Viime vuonna tutkijakäyntejä oli yli 7 000, ja tänä vuonna
saavutetaan ilmeisesti uusi tuhatluku. Sukututkimuksen voimakas
myötätuuli näkyy myös Sota-arkiston tilastoissa: tutkijasalissa
asioivista puolet on sukututkijoita. Kolmannes tekee muunlaista
harrastetutkimusta.
Tieteelliseen tutkimukseen panostavia kävijäkunnasta on noin 10
prosenttia.
Tyypillinen asiakas on yli 50-vuotias Helsingin seudulla asuva
mies, naisia asiakaskunnasta on vain vajaa neljännes.
Sota-arkisto ottaa vastaan eri puolilta Suomea myös kirjallisia
tilauksia, joiden määrä oli viime vuonna runsaat 6 000.
Sota-ajan paperit surkeassa kunnossa
Sota-arkiston toiminnan keskeisin pulma on säilytettävän
aineiston huono kunto. Kukaan ei tiedä, mitä kaikkea talosta
löytyy, koska hyllyillä on vielä myös avaamattomia paketteja.
Hiljalleen tuhoutuvat paperit ovat itsenäisyyden alun vuosilta ja
sota-ajalta, joten ne kattavat hyvin tärkeän aikajakson Suomen
historiassa.
Sota-arkiston resurssipulaa kuvaa se, että aineiston
kunnostamiseen on pystytty irrottamaan ainoastaan yksi henkilö.
Tilastollisesti laskettuna häneltä menee urakkaan 100 vuotta.
Arkistojen huono järjestys ja hakemistojen puute estävät niiden
käyttöä tutkimusmateriaalina, mutta vaarantavat myös yksilöiden
oikeusturvaa.
Arkistoista löytyy muutakin kuin virallisia asiakirjoja. Yksityisten
ihmisten kirjeenvaihto, päiväkirjat ja valokuvat kertovat omia
inhimillisiä tarinoitaan.
Puolustushallinnon organisaatiot luovuttavat Sota-arkistoon
vuosittain noin 200-300 hyllymetriä uusia asiakirjoja, jotka
pyritään saamaan heti tarvitsijoiden käyttöön. 1960-luvun
jälkeinen aineisto onkin asianmukaisessa kunnossa.
Tuhansia selvityksiä myös Venäjälle
Sota työllistää edelleen Sota-arkistoa, vaikka jatkosodan
päättymisestä on kulunut jo yli 50 vuotta. Aikanaan
rintamatunnusten ulkopuolelle jääneille sotaveteraaneille on
myönnetty sosiaalisia etuuksia, ja oikeus näihin etuihin on aina
todistettava Sota-arkiston antamalla todistuksella.
Viime vuonna annetuista selvityksistä peräti 76 prosenttia liittyi
yksityisten ihmisten sosiaalisiin etuuksiin tai terveydenhoitoon.
Sota-arkistosta lähti viime vuonna lähes 8 000 todistusta Venäjän
kansalaisille, jotka joutuivat suomalaisten miehittämässä
Itä-Karjalassa keskitysleireille. Leireille joutuneille maksetaan nyt
lisäeläkettä.
Tässäkin tapauksessa oikeus eläkkeeseen on todistettava
asiakirjoin, jotka löytyvät Sota-arkistosta. Arkisto pystyy
palvelemaan itänaapurin asiakkaita venäjän kielellä.
Moderni arkisto tähtäimessä
Resurssipulasta huolimatta Sota-arkisto haluaa kehittyä
moderniksi arkistoksi, joka tunnetaan sekä arkistomaailmassa
että puolustusvoimissa.
Kasvava kävijämäärä, josta 95 prosenttia tulee
puolustushallinnon ulkopuolelta, antaa puhtia kehittämiseen ja
uskoa tulevaisuuteen.
Toiminnan yhdeksi painopistealueeksi on valittu
hakemistojärjestelmien kehittäminen ja vieminen atk:lle.
Arkistojen sijoitustiedot ja manuaalisen hakemistokortiston tiedot
on viime vuosina viety omatekoiseen tietojärjestelmään,
Arkistorekisteriin.
Rekisteri toimii päähakemistona tai yleisluettelona Sota-arkistossa
säilytettävään aineistoon. Tiedon hakija pystyy rekisteristä
katsomaan, löytyykö Sota-arkistosta sitä aineistoa, jota hän etsii.
Arkistorekisteri on kuitenkin vain välivaihe. Viime vuoden lopulla
Sota-arkisto hankki arkistolaitoksen kehittämän
hakemistotietokannan. Aikanaan se sisältää tiedot kaikesta
Sota-arkistossa säilytettävästä aineistosta. Tietokantaan
luetteloidaan myös kaikki arkistossa säilytettävät kartat.
Pääkortiston tiedot tulevat tänä syksynä myös Internetiin, jolloin
sen tietoja voidaan tarkastella missä tahansa.
Tietojärjestelmien viidakko suuri ongelma
Puolustusvoimissa on käytössä kymmeniä erilaisia
tietojärjestelmää. Useimmat niistä ovat arkistoijien kannalta
hyödyttömiä puutteellisten tietojen takia. Tietojärjestelmien
kehittäjät eivät ole ottaneet huomioon arkistoijien tarpeita.
Ongelmaan on nyt kuitenkin tartuttu. Sota-arkisto johtaa
työryhmää, jonka tehtävänä on tarkastella puolustusvoimien
asiakirja- ja tietohallinnon tilaa, määritellä asiakirjojen ja
tietojärjestelmiin sisältyvän materiaalin säilytys- ja julkisuusaste,
tarkistaa kirjaamis- ja arkistointikäytännöt.
Lisäksi työryhmän pitäisi selvittää, miten
puolustusvoimien tietojärjestelmät ja tietojenkäsittely vastaavat
julkisuuslainsäädännön asettamia vaatimuksia.
Kehittämistyö on jo aloitettu pääesikunnassa, ja se tulee
aikanaan ulottumaan aina yksittäisiin joukko-osastoihin asti.
Asiakirjahallinnon uusi ohjeistus valmistuu vuoden 2002 kesään
mennessä.
Sota-arkiston johtajana toimii arkistoneuvos Jaana Kilkki.
RAIMO YLINEN
1.12.2000
Kirjoittaja on vapaa toimittaja.
Ajassa -sivulle
|