Kierrätettävä huippukokous on suomalainen ratkaisu

Kokouskalustoa kierrätetään paikasta toiseen. Valmiiksi pakatut rekat starttasivat Espoosta heinäkuun alussa kohti kokouspaikkoja, ja niistä puretaan mitä kullakin kokouspaikalla tarvitaan. Seinä- ja koroke-elementit, pöydät, tuolit ja tietotekniikka tykötarpeineen.

Yksi rekkanuppi vetää Soneran kokouskautta varten rakentamaa tietoliikennekonttia. Yhtä rivakasti kuin kokous saadaan pystyyn, se taas puretaan ja siirretään toiseen paikkaan. Näin säästyy aikaa, rahaa, työvoimaa ja päänsärkyä.

Juuri näin ei ole koskaan ennen toimittu EU:n kokousjärjestelyissä. Keskitetyllä suunnittelulla Suomi saa kokoukset pystyyn käytännössä halvemmalla kuin useimmat muut puheenjohtajamaat sekä todennäköisesti vähintään yhtä hyvin ellei sujuvammin kuin edeltäjänsä. Seuraava EU-puheenjohtajamaa, Portugali, on kiinnostunut Suomen ratkaisuista.

Parisenkymmentä paikkakuntaa

Rullaavan puheenjohtajuuden takana on suomalaisen insinöörin pohdinta siitä, miten homma käytännössä todella toimisi. Kannattaako ruveta haalimaan Helsingissä, Tampereella, Turussa, Saariselällä, Savonlinnassa, Oulussa ja ties missä noin parilla kymmenellä eri paikkakunnalla tarvittavia varustuksia vai selvittäisiinkö pääasiassa samoilla.

Toimitusjohtaja, diplomi-insinööri Timo Siltanen Fennopro-Consulting -yrityksineen kantaa rakennuttajakonsulttina päävastuun kokousrakentamisesta. Hankkeeseen kytkeytyy lukuisia alihankkijoita ja satoja työntekijöitä.

Fennopro-Consulting on hoitanut aikaisemmin monia isompia rakennusprojekteja. Tämä projekti on kuitenkin erilainen, koska kyse on eri statuksen omaavien ja osin samanaikaisten kokousten sarjasta eri puolilla Suomea, erilaisissa tiloissa, tiukoilla aikatauluilla ja EU:n kokouskulttuurin vaatimuksin.

80 virallisen kokouksen lisäksi saman puolen vuoden kuluessa Suomessa järjestetään 120 muuta EU-puheenjohtajuuteen liittyvää kokousta. Puheenjohtajuuskauden kaikkiaan 1500:sta kokouksesta suurin osa pidetään silti Brysselissä.

Uudet ratkaisut entisten tilalle

Siltanen raapikin hetken korvallistaan, että kannattaako tähän sotkeutua. Työ tuntui kuitenkin mielenkiintoiselta ja ainutlaatuiselta ja toimeksianto astui voimaan marraskuussa 1997. Suunnittelun lähtökohtana oli kyseenalaistaa ennen tehty ja miettiä parempaa tilalle.

Malliksi eivät kelvanneet suomalaisilla messuilla käytetyt rakenteet, eivätkä oikein Cardiffin tai Wienin EU-puheenjohtajuuksien huippukokousten ratkaisutkaan. Niitä käytiin katsomassa yhdessä EU-puheenjohtajuussihteeristön arkkitehtina toimivan Bruno Eratin kanssa.

Siltasen mielestä edellisten puheenjohtajamaiden kokousjärjestelyjen taso on ollut kirjavaa. Jokainen kokous rakennettiin kullekin paikalle omana erillisenä projektinaan.

Agendat sopiville pöydille

Toiseksi motokseen Siltanen otti periaatteen, että jos tarjolla ei ole hyvää tuotetta, voisiko sen tehdä.

Ennen kuin ns. agendat saatiin pöydälle, tarvittiin hyvä pöytä. Kun yhteen tilaan on järjestettävä toimivat työtilat 300-1500 EU-kokousta seuraavalle toimittajalle, pöytämallilla on väliä. Pöytämallin ratkettua, ratkesi Siltasen mukaan nimittäin moni muukin asia. Varsinkin ajatus kierrätyksestä.

Se sopiva pöytä löytyi takaisinostotarjouksella Turun Metallikalusteelta. Sama peruspöytä toimii punapyökkiversiona huippukokouksessa ja laminaattipintaisena median ja muun kokousväen työpintana.

Heinäkuun alusta lähtien yli 2000 kappaletta 160 sentin pituista pöytämodulia on matkannut ristiin rastiin maata rekoissa jalat taitettuina pöytälevyn alle. Kokouspaikalla ne nipsautellaan toisiinsa liittimillä.

Soneran miehet heittävät pöydille liitäntäpaneelit, tuttavallisemmin "halot", puhelimia ja tietokoneita varten. Sitten nostetaan erikoislitteät näyttöruudut pystyyn ja asetellaan tietokoneet roikkukoteloihin, ja useamman sadan hengen pöytärivistöt ovat valmiita. Tarvittavia tiloja ei tarvitse vuokrata pitkiksi ajoiksi. Näin säästyy rahaa.

Kokouskaupunki aitojen suojassa

Eurooppa-neuvoston kokouspaikat, Tampereen Vapriikki ja Helsingin Messukeskus, ovat suurta tyhjyyttä ennen kuin sinne rakennetaan tarkan muodon omaava kokouskaupunki. Sen pohjapiirrosta ei turvallisuussyistä esitellä.

Ydin on arvovaltaisimman väen punainen vyöhyke, seuraava on valtuuskuntien sininen ja ulointa keltaista vyöhykettä kansoittaa media.

Korkean tason kokous on käytännössä opastein viitoitettu pienoiskaupunki, jossa varsinaisten kokoustilojen lisäksi 15 valtuuskunnalla on oma työtilansa, suurimmilla jäsenmailla omat 300-500 istumapaikan tiedotustilaisuustilansa, parisensataa huonetta radio- ja tv-tuotannolle ja 500-1500 kirjoittavan lehdistön tilat sekä ravintola- ja kahvilatiloja. Huippukokoukset vielä aidataan kutsumattomien vieraiden varalta.

Millintarkkaa tavaraa

- Ei siellä paikan päällä mitään ruveta nikkaroimaan, Siltanen ilmoittaa. Tulkkikoppien sokkelit ja kuvaajien työtä helpottavat valmiiksi rakennetut korokkeet kulkevat rekoissa. Samoin 16 lipputankoa, jäsenmaiden ja EU:n lippuja varten. Tavara odotti valmiina Espoon Juvanmalmin varastossa, jonne rekat mahtuvat ajamaan sisälle.

Esimerkiksi tv/radio-tuotantotilan perusyksikkö, kolme kertaa kolme metriä, nousi harjoiteltuna pystyyn alle viidessä minuutissa. Sen kolmen sentin paksuiset seinät kiinnitetään toisiinsa huonekaluliittimin.

Messukeskuksen huippukokous joulukuussa on rakennettava runsaassa viikossa. Paikalle saapuu 5000-6000 kokousvierasta, turvatoimet ovat kovat ja Siltasen kauhuskenaariossa sataa juuri niinä päivinä puolitoistametriä loskaräntää. Onneksi joulukuun Eurooppa-neuvosto on kokoussarjan viimeinen ja Siltasen apujoukot ovat harjoitelleet jo kymmenet kokoukset.

1,7 hehtaaria seinää edullisesti

Insinöörit laskeskelevat mielellään kaikenlaista, niin Siltanenkin.
- Olemassa olevien tilojen sisälle on rakennettava nopeasti pystytettävää ja purettavaa seinää 17 000 neliömetriä. Se on muuten 2,5 kertaa enemmän kuin Finlandia-talon marmoripinnat, niitä on reilut 6000 neliötä.

- Kun käytetään samaa tavaraa, joka on nopeata ja halpaa asentaa, hinta putoaa olennaisesti. Jos huone-elementin yksikköhinta on esimerkiksi 300 markkaa ja sitä käytetään kolme kertaa, hintahan on vain satasen, noin suurin piirtein.

Rakentajan kannalta haasteellisimmat ja myös kalleimmat kokoukset rakennetaan Helsingin Messukeskuksen ja Tampereen Vapriikin lisäksi Turussa entiseen Ikituuriin, nykyiseen Caribia-hotelliin ja Saariselällä laajennettavan Riekonlinnan sekä liikuntakeskuksen tiloihin. Vapriikin pääsali aputiloineen piti rakentaa kokoustarpeisiin paljaista betoni- ja tiilipinnoista alkaen.

Suomen EU-puheenjohtajuuskauden järjestelyjä johtaa keskitetysti sitä varten perustettu puheenjohtajuussihteeristö pääsihteeri Petri Tuomi-Nikulan johdolla.

Suomen EU-puheenjohtajuuden kokonaisbudjetti on 371 miljoonaa markkaa, josta kokousjärjestelyihin on varattu 200 miljoonaa. Suurin tukija on valtio, yritysten osuus on kymmenisen miljoonaa.

Fennopro-Consulting Oy:n kanssa yhteistyössä toimivat Soneran ja arkkitehtitoimisto Erat Oy:n lisäksi mm. sähkösuunnittelusta vastaava insinööritoimisto Olof Granlund Oy, LVI-suunnittelusta vastaava Climaconsult Finland Oy sekä graafisesta ja visuaalisesta ilmeestä vastaava TAT-mainos Oy.

MARGIT HARA
6.8.1999